1.描述語言要使用最簡單明了的形式，可以使用流程圖、照片、圖表、表格、磁帶等可視化輔助工具，對流程需求逐一進行清晰準確的說明。盡可能使用通俗易懂的表達方式，避免使用過多的術語和技術專有名詞，文檔保持簡單。
2.特別關注改進初期暴露的問題、實施中的潛在困難等。，并在文檔的適當位置發出警告信號，指出如何處理。
3.如果工藝過于復雜，不容易立即確定所有的操作規程文件，可以吸收工藝管理人員、技術人員和操作人員參與討論，反復論證，直到文件細化到足以準確、順利執行，并注意適時委托相關管理人員對文件進行修改。
4.讓以后要應用這些文檔的人幫忙起草文檔，可以讓文檔更實用。把草稿給所有相關人員看，請他們提出建議。
個人實施和組織監督的有機結合對于保持穩定和可預測的過程是必要的。首先，組織監督應該明確獎勵那些嚴格執行規章制度并努力維持改進過程的人，并盡量避免任何對他們的干擾。如果這些優秀的員工沒有得到這樣的獎勵，大多數人就會懈怠，認為反正做得好和做得差沒有區別，也就不再堅持仔細衡量和仔細監督流程的運行。
其次，組織的相關規程必須被有效地闡明、記錄和發布。組織只有對員工進行選拔、培訓、跟蹤和考核，特別是對員工進行適當的評估和獎勵，才能真正在組織內部建立紀律。如果紀律準備不到位，改進過程的控制就會變得漫無目的。員工想的不會是努力，只是運氣。“一體化”會議通常是浪費時間。在這些會議中，管理者只會反復勸說員工“要更負責任！”“多注意細節！”以及“嚴格遵守規章制度！”等等，但這些勸誡并不能代替系統的考核和對員工必要的獎勵。為了避免這種情況，各級管理組織應該明確制定一套機制來確定每個“過程所有者”應該履行的職責。
“流程負責人”不僅要完成自己應該做的工作，還要明確如何對整個流程負責，保證整個流程始終處于持續改進、實時監督、持續改進之中。
如果每個員工都只從個人角度看問題，他就很難理解為什么會有這么多紀律。需要花更多的時間和精力在培訓上，讓每個員工都明白監督、控制和改進的原因和好處。如果所有員工都不能理解這一點，那么收集數據、制作圖表的工作就會被大多數人認為是“不必要的”。很多員工只是勉強執行，這種情況應該得到改善，這也是為什么六西格瑪組織要對員工進行技術培訓，讓員工真正理解使用相關流程管理工具的必要性。只有不僅有制度，而且有自覺執行的企業文化，制度才能落到實處。
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