1.追蹤和監(jiān)測項目的原則。


開始時,團隊常常花費大量的時間去確定項目,制定項目的表格和計劃。在項目列表和計劃獲得批準后,必須采取一系列措施.甘特圖和網狀計劃技術等,跟蹤、監(jiān)督和控制項目的實施情況,包括對項目過程進行監(jiān)測、預測、發(fā)現(xiàn)和解決問題以及重新規(guī)劃,以便項目恢復正常運作。


及時、準確、及時地完成項目預算。當項目進行時,必然會出現(xiàn)與計劃不一致的情況,對此,團隊需要迅速發(fā)現(xiàn)問題,解決問題,并盡快使項目恢復正常。怎樣有效地監(jiān)控工程項目?圖示1常見的項目監(jiān)控流程。

六西格瑪項目管理,六西格瑪項目監(jiān)控與促進變革

在項目計劃制定過程中產生項目目標。當制訂項目計劃時,為便于后續(xù)跟蹤控制,應在項目計劃中加入里程碑計劃,并對每一項工作都有明確的規(guī)定。實踐性度量是指團隊用某種方法確定項目當前的進度狀態(tài)。這種方法包括與業(yè)務負責人溝通。


或者是辯護報告,小組會議,甘特圖檢查等等。掌握項目當前進展情況,可以與項目計劃中的標準進行對比,找出差距,有效解決存在的問題。


2.項目監(jiān)測工具和方法。


(1)項目靈活性分析。


工程監(jiān)督的目的是確保項目按時按預算完成。但是,實際上,沒有多少項目能夠在規(guī)定時間和預算內完成預定任務。通過這種方式,項目控制涉及到了最高級別。要調整項目時間、預算還是工作范圍?為使項目得到有效的控制,建議在制定項目計劃時,對項目靈活性進行分析,并根據(jù)分析結果有針對性地調整項目(見表1)。

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其中靈活性最大的是資源,而項目執(zhí)行時間最少。這就是說,當項目遇到問題需要調整時,團隊首先會考慮增加資源,保證項目按時完成。


(2)風險管理計劃。


工程建設不可能像預期的那樣順利進行,有些突發(fā)事件的出現(xiàn),對工程建設和工程建設都會產生重大影響甚至失敗。它要求事先識別風險并有效地管理它們。由于團隊不能預測未來,因此在制定項目計劃時,最好是根據(jù)已知信息制定風險管理計劃。建立風險管理計劃可參照風險識別、風險評估、風險管理三步進行。


危險的識別項目風險通常來自兩個方面,一是項目本身,另一方面是項目外部的,例如企業(yè)戰(zhàn)略的調整、行業(yè)政策的變化等等,團隊可以用頭腦風暴法來識別這兩個方面的項目風險。


危險評估小組將對已確定的風險進行評估,評估每個風險對項目的威脅程度,針對可能給項目帶來巨大威脅的風險制定預防和應急計劃,并進行風險管理。通常要從三個方面來評價風險:風險發(fā)生后的嚴重程度、風險發(fā)生的概率、及時發(fā)現(xiàn)風險的難度(見表2)。


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也就是風險管理中的一項首要任務。對中等整體威脅和總體威脅較大的,要制訂風險預防計劃。


管理風險。建立風險預防計劃,包括預防性措施、應急措施、風險發(fā)生的臨界定義,最好是指定一位風險負責人(見表3)。


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(3)建立階段報告或里程碑報告系統(tǒng)。


制定DMAIC五個階段的項目進度匯報機制,根據(jù)項目計劃工作表,對各個階段的目標達成情況進行回顧和評價,讓問題在過程中被發(fā)現(xiàn),及時調整資源和計劃,確保項目目標的實現(xiàn),這是企業(yè)組織通常的慣例。這也是項目監(jiān)督的最有效手段。


促進變革


1.管理改革。


六西格瑪項目的實施過程就是流程變革、制度變革、文化變革的過程。領導項目團隊去迎接變化,倡導變革。工程管理是一門復雜的科學,它的成功與否取決于許多因素,項目管理中的溝通和變通是項目成功的關鍵之一。六西格瑪項目的成功不僅僅是一項技術工作,更是一項變革管理。


變更管理的基本目標是從干系人那里獲得項目成功的必要條件,同時促使企業(yè)所有員工接受和適應新的制度和業(yè)務流程。


具體地說,變革管理必須達到以下目標:項目團隊和業(yè)務部門領導,在公司決策層之間保持開放;迅速有效的溝通,以得到他們的支持、參與和推動力;在項目團隊中能夠有效地交流,確保項目團隊成員的工作協(xié)調、按時、保質、量力達到預期目標,并獲得認可。


為了讓整個組織清楚地了解項目實施的目的、影響和進度,所有員工都應該了解項目執(zhí)行的原因,重要性以及它對整個組織和組織內每一個部門或個人的影響;廣大員工能夠看到公司高層領導通過實際行動為項目實施所表現(xiàn)出來的支持和承諾;保證組織合理安排員工的工作職責和角色轉換;并可進行組織重組。


對于參與計劃的人,應提供必要的教育和培訓,使之以積極的態(tài)度應對可能發(fā)生的變化,并具備相應的技能以適應變化;加強內外環(huán)境交流,從而為項目順利發(fā)展創(chuàng)造良好的組織氛圍。


變化管理工作的核心是傳播。交流是那些能被改變影響的人們獲得支持的基礎。只有關鍵的決策者認識到變革的作用,推動變化,才能獲得這種支持。因此,項目領導者不僅僅是變革的擁護者,而且應該有很好的交流和影響。


2.阻礙項目成敗。


開展六西格瑪項目時,遇到了多種障礙,影響項目的成功,其中包括:


敵對/沖突——對新事物的敵對情緒;


放棄——知難而退,害怕承擔責任;


分道揚鑣--意見分歧,各自為政;


使用不當,使用不當——做不到學以致用;


命運論——沒有信心,“這是不會成功的”;


路線依賴性——過度地遵守現(xiàn)有規(guī)則。


3.談判和沖突解決技巧。


在項目過程中,團隊不會一帆風順,他們總是會遇到一些問題和種種障礙,甚至一些沖突。在這個時候,項目負責人不僅要具備管理和控制項目的能力,還要具備排除障礙、解決沖突和協(xié)商的技能。一個項目所面對的沖突可以是來自團隊內部,也可以是外部的。不管從哪里來,項目負責人都要對各種沖突保持積極、正面的態(tài)度,認真思考解決沖突的辦法,在必要時甚至自覺地引導沖突以達到自己的目的。即通過調節(jié)自身在沖突中的角色與地位來駕馭沖突,而不能對其進行消極處理。


在解決沖突時,項目負責人首先要求對沖突采取積極、正面的態(tài)度。即:在出現(xiàn)沖突時,要敢于正視沖突,不要以消極的方式逃避。身為項目整體的領導者,若不能正視沖突,勇敢地面對沖突,結果將導致團隊成員對自身的不信任,甚至可能導致沖突升級至無法應對。所以,勇敢地面對沖突是項目領導者首先要做的。下一步就要冷靜的分析一下沖突的根源。矛盾是由于缺乏人際關系技巧所致?而是由于團隊成員之間的不平等關系所致?或是由于項目需求變動所致...只有找到沖突的根源,才能采取有效的解決方法。


最終。我們要適當?shù)膽獙_突,并有效的解決沖突。可以通過多種途徑來解決沖突:最好的辦法是通過溝通談判,讓沖突雙方盡可能達成一致.談判的技巧非常多,六西格瑪團隊必須具備妥協(xié)精神。


4.激勵技術。


通常,對激勵的看法是Maslow認為,人有五種基本需要:


生存需要;


安全需要,


歸屬感;


尊重;


取得成績或自我實現(xiàn)。


人的第一個動機來自于最基本的需要。但是,當需求得到滿足時,這種需求的重要性就減少了,人們的激勵來自于更高層次的需求。(天行健咨詢一家專門從事精益生產管理、六西格瑪管理培訓咨詢和項目指導的管理咨詢公司)如今,許多人在工作中首先要滿足的就不是歸屬感的需要,而是通過工作來滿足。她們尋求自己的尊重與成就。特別是對知識型員工來說,這一點尤其重要,有五個新的動力:


目標。大家認為自己的工作很重要,對組織的發(fā)展有幫助。所以,明確項目目標,可以在現(xiàn)階段矩陣型組織中克服雙重報告的不確定性。


有主動性。人想要經營自己的事業(yè).不要固執(zhí)己見,通過目標管理向下放權,讓團隊成員按照計劃自主地管理個人發(fā)展,從而進一步激發(fā)團隊成員們各自的內在動力。內因被認為是決定性的因素。自然,項目主管也要注意小組成員工作計劃的過程監(jiān)控。


分享收獲。激勵員工積極地分析問題、解決問題、贊揚和鼓勵團隊成員,在團隊內創(chuàng)造共享收益的氛圍。要求團隊成員充分交流他們分析問題、解決問題的經驗,能體現(xiàn)出員工的成就感、并讓其他成員學習借鑒別人的經驗,避免走彎路。


個人發(fā)展。處于馬斯洛需要最高層次的人有很高的自我實現(xiàn)需要,他們很重視學習的機會,而讓他們參與新項目可以增加他們學習新經驗的機會,從而增加受尊重和自我成就感,所以項目領導者應該給成員更多發(fā)揮他們才能的機會。


職業(yè)性認可。另外一種實現(xiàn)感的度量就是職業(yè)認同.因此,項目主管應領導團隊成員推動項目,通過增加六西格瑪專業(yè)水平和能力,給予團隊成員更多的鍛煉和展示六西格瑪專業(yè)水平的機會,以便得到全體員工和領導的認可。


5.溝通


對項目團隊來說,好的溝通是必要的,但同時也是困難的。工程主管要對項目成果負責,帶領團隊在項目推進過程中創(chuàng)造一個良好的溝通環(huán)境十分重要。


何時交流?出了問題才溝通嗎?肯定沒有.成功的團隊應該一直保持良好的溝通。啟動階段,團隊要充分溝通,確保每一位成員都能認同項目的含義,并愿意將自己的智慧奉獻給團隊。制定項目目標,規(guī)劃時需要交流,使每一位團隊成員對項目的目標和計劃進行認可,以確保每一個人的努力方向一致,確保項目順利進行。有問題之后要及時溝通,要在每個人心里盡快消除隔閡,找出解決問題的辦法。要讓項目成功后的溝通,讓大家共同分享榮譽,增強大家的歸屬感。


通訊的什么地方?一次好的交流不能在會議室里進行。寬松的環(huán)境有助于團隊間的交流獲得更好的效果。因此餐桌、茶水間、運動場等等都是團隊交流的地方,“交流無處不在”。


通過什么樣的交流?會面并非最好的交流方式。很多團隊都習慣了以會議的方式交流。事實上,交流的方式有很多種,而且有的甚至比開會更有效。由于各隊之間的交流方式不同,各隊可根據(jù)各自的特點,采用不同的交流方式,各人的交流習慣各不相同,作為項目負責人需要了解每一個人的交流特點,采取有針對性的交流方式。有些人是外向型的,喜歡和別人討論,對于這樣的人可以采取面對面的交流;有些人是內向的,愛思考,對于這樣的人,通過郵件交流也許更有效。


交流的目的是讓團隊統(tǒng)一思想,并采取正確的行動。因此,在任何時候、什么地方,雙向互動交流都十分重要。這一互動交流需要雙方的投入。(天行健咨詢一家專門從事精益生產管理、六西格瑪管理培訓咨詢和項目指導的管理咨詢公司)的項目主管和團隊成員明白無誤地傳達了信息。組員應該主動的處理信息。若溝通中某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)偏差,溝通雙方應意識到這一點,并迅速向對方詢問反饋,或者用其它方式確定哪些信息沒有被理解。為確保有效和互動交流,項目領導者必須:


榜樣。成為良好溝通的典范;


確認優(yōu)秀的員工溝通能力;


制定團隊溝通體系;


持續(xù)的培訓與培訓,提高溝通能力;


為非正式交往提供充分的機會,發(fā)展合作關系。


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