(1)文件記錄應(yīng)簡(jiǎn)潔、清晰、美觀。
太多的專業(yè)術(shù)語會(huì)讓團(tuán)隊(duì)以外的非專業(yè)人士感到厭煩。如果需要采用難以理解的專業(yè)術(shù)語，則需要在這些術(shù)語上附上相應(yīng)的定義和說明。在文檔中加入適當(dāng)?shù)膱D片和流程圖，可以使表達(dá)的關(guān)鍵信息更加清晰，而空格和箭頭等強(qiáng)調(diào)會(huì)使文檔更具指導(dǎo)性。
(2)文件記錄應(yīng)包括偏離績(jī)效改進(jìn)目標(biāo)的事故的控制方法。
需要明確如何發(fā)現(xiàn)和確認(rèn)影響績(jī)效改進(jìn)的因素，并指明針對(duì)不同的因素應(yīng)采取什么對(duì)策，以確保過程改進(jìn)活動(dòng)不會(huì)很快被遺忘，從而保證改進(jìn)活動(dòng)的持續(xù)進(jìn)行。
(3)文件記錄應(yīng)隨著過程改進(jìn)活動(dòng)的進(jìn)展隨時(shí)更新和修訂。
幾個(gè)關(guān)鍵因素決定了整個(gè)過程改進(jìn)的成功，因此應(yīng)該跟蹤文檔的關(guān)鍵部分并不斷修訂。文件修訂次數(shù)越多，組織對(duì)過程改進(jìn)活動(dòng)的關(guān)注和努力程度就越高，以確保改進(jìn)后的過程缺陷或問題不再發(fā)生。
任何過程改進(jìn)活動(dòng)都會(huì)發(fā)生事故。將這些影響績(jī)效改進(jìn)的關(guān)鍵因素以書面形式記錄下來或以電子形式保存在計(jì)算機(jī)中，以便在企業(yè)內(nèi)部建立快速反應(yīng)機(jī)制，使企業(yè)能夠根據(jù)關(guān)鍵信息的變化及時(shí)調(diào)整戰(zhàn)略、產(chǎn)品、服務(wù)和流程。一個(gè)好的快速反應(yīng)機(jī)制應(yīng)該包括以下兩個(gè)方面:
①問題警告
在改進(jìn)活動(dòng)的每個(gè)階段都應(yīng)該設(shè)定明確的標(biāo)準(zhǔn)和目標(biāo)。一旦改進(jìn)活動(dòng)出現(xiàn)偏差，項(xiàng)目組可以在問題出現(xiàn)的地方及時(shí)采取補(bǔ)救措施。
②緊急情況的修復(fù)
并不是所有改進(jìn)活動(dòng)中的問題都需要重新思考和設(shè)計(jì)解決方案，但是改進(jìn)活動(dòng)中的突發(fā)事件需要團(tuán)隊(duì)及時(shí)處理和糾正，否則改進(jìn)活動(dòng)會(huì)離目標(biāo)越來越遠(yuǎn)。在控制階段，要利用組織中已建立的良好的顧客反饋系統(tǒng)和市場(chǎng)反饋系統(tǒng)，隨時(shí)糾正改進(jìn)活動(dòng)中的事故和問題。
為了更好的控制，我們通常采用可視化管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題。可視化管理就是利用標(biāo)志、顏色、貼紙或標(biāo)記等可見的工具來簡(jiǎn)化工作流程，使工作現(xiàn)場(chǎng)的問題、異常情況、浪費(fèi)情況清晰地揭示出來，從而發(fā)現(xiàn)不良趨勢(shì)，盡早采取措施。在控制階段，通過可視化管理，可以有效地防止過程變異，保持改進(jìn)階段的成果。通過可視化管理，可以保持工作現(xiàn)場(chǎng)的有序，使工作過程簡(jiǎn)潔有序，防止缺陷，減少浪費(fèi)，提高效率。
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