六西格瑪項目監控的目的是使項目在預算內按時完成。但實際上,能在規定的時間和預算內完成預定任務的項目并不多。這樣,項目控制就涉及到項目的調整。調整項目時間、預算或工作范圍?為有效控制項目,建議在制定項目計劃時對六西格瑪項目柔性進行分析,并根據分析結果對項目進行調整(見表1)。


 六西格瑪項目監控措施和方法



在上述分析結果中,資源最靈活,項目實施時間最少。也就是說,當項目遇到需要調整的問題時,團隊首先考慮的是增加資源,保證項目能在預定時間內完成。


二.風險管理計劃


這個項目不可能像預期的那樣順利進行。一些突發情況會對項目造成很大影響,甚至導致項目失敗。這需要提前識別風險并有效管理它們。因為團隊無法預測未來,所以最好的辦法是在制定項目計劃時,根據已知信息制定風險管理計劃。風險管理計劃的制定可以參照風險識別、風險評估和風險管理三個步驟來完成。


1.風險辨認


一般來說,項目風險來自兩個方面,一是項目本身,二是項目外部,如企業戰略調整、行業政策變化等。團隊可以使用頭腦風暴法從以上兩個方面來識別項目風險。


2.風險評估


小組對識別出的風險進行評估,評估每個風險對項目的威脅,對可能對項目造成較大威脅的風險制定預防和應急預案,并進行風險管理。風險評估一般從風險發生后后果的嚴重程度、風險發生的概率、及時發現風險的難易程度三個方面進行。


總體威脅是風險管理的首要任務。對于整體威脅中等或較大的,應制定風險防范計劃。


3.風險管理


風險防范計劃應從三個方面制定,包括預防措施、應急措施和風險發生的臨界定義。最好指定一個負責風險的人(見表2)。



 六西格瑪項目監控措施和方法



第三,建立階段或里程碑報告制度


建立DMAIC五階段項目進展報告機制。根據項目計劃工作表,通過對各階段目標實現情況的回顧和評估,發現過程中的問題,及時調整資源和計劃,保證項目目標的實現。這是所有企業和組織的慣例,也是最有效的項目監控措施。


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